Jak poprawić organizację pracy freelancera?
Zacznij od ustalenia, co ma zostać oddane klientowi, kiedy i według jakich kryteriów. Następnie uwzględnij w kalendarzu wykonanie, komunikację, sprawdzenie i poprawki. Sama liczba godzin przy komputerze nie pokazuje, czy projekt jest bliżej zakończenia.
Poniższy sposób planowania jest propozycją do wypróbowania. Nie daje uniwersalnego wzrostu produktywności o określony procent. To, czy zmiana pomaga, oceniaj na własnych zleceniach, porównując również jakość oraz terminowość.
Zapisz zakres i najbliższy krok każdego zlecenia
Przy każdym projekcie zanotuj rezultat, termin, potrzebne materiały i osobę zatwierdzającą. Jeśli czekasz na odpowiedź klienta, wpisz to jako zależność. Nie planuj wykonania zadania tak, jakby brakujące materiały były już dostępne.
Duże polecenie podziel na kroki, które można zakończyć i sprawdzić. Zamiast „zrobić stronę” zapisz na przykład „przygotować układ strony głównej na podstawie zatwierdzonej treści”. Dokładność opisu dopasuj do etapu projektu, bez rozpisywania od razu każdego drobiazgu.
Uwzględnij pracę poza samym wykonaniem projektu
| Rodzaj zadania | Co warto uwzględnić w planie? |
|---|---|
| Realizacja | Przygotowanie materiałów, wykonanie i kontrola jakości |
| Kontakt z klientem | Ustalenia, pytania, prezentacja i zebranie uwag |
| Poprawki | Czas na ocenę zmian i ich wykonanie |
| Organizacja działalności | Oferty, dokumenty, rozliczenia i archiwizacja |
Obsługa klienta i porządkowanie dokumentów nie są automatycznie zmarnowanym czasem. Oddziel je w notatkach, aby zobaczyć pełny koszt czasowy projektu. Sposób przygotowania katalogów opisujemy w poradniku organizacja dokumentów.
Wybierz jeden sposób pilnowania zadań
Na początek może wystarczyć lista z kolumnami „do zrobienia”, „w trakcie”, „czekam na odpowiedź” i „gotowe”. Dla zadania w toku zapisz następne działanie. Narzędzie dobieraj do tego, czy pracujesz samodzielnie, czy dzielisz plan z klientem i innymi wykonawcami.
Możesz rezerwować bloki skupienia oraz osobny czas na wiadomości, jeśli pozwalają na to ustalenia z klientem. Przed rozpoczęciem bloku przygotuj pliki i wycisz zbędne powiadomienia. Długość bloku dobierz do zadania; popularny harmonogram nie jest obowiązkowym rytmem dla każdego.
Zaplanuj przerwy i zmianę aktywności
HSE wskazuje, że przerwa lub zmiana aktywności przy ekranie powinna umożliwiać odejście od stanowiska, ruch albo zmianę pozycji. To wskazówki brytyjskiej instytucji, nie opis polskich uprawnień freelancera.
Odpowiadanie na kolejne wiadomości na tym samym ekranie nie jest pełną zmianą aktywności. W kalendarzu zostaw również miejsce na odpoczynek i zakończenie dnia. Kontekst prawny i praktyczne przykłady omawiamy osobno w tekście o przerwach przy komputerze.
Co sprawdzić po tygodniu prób?
Porównaj szacowany i rzeczywisty czas kilku zadań. Zanotuj liczbę powrotów do poprawek, brakujące informacje oraz momenty oczekiwania na decyzję. Jeśli problemem był niejasny zakres, sam nowy kalendarz go nie rozwiąże.
W kolejnym tygodniu zmień jeden element, na przykład sposób zbierania uwag. Taki mały test łatwiej ocenić niż jednoczesną wymianę wszystkich aplikacji. Dalsze uczenie się i rozmowy o kompetencjach opisujemy w artykule o rozwoju kariery podczas pracy zdalnej.
Dopasuj stanowisko do rodzaju zleceń
Rozłóż sprzęt i dokumenty tak, aby nie przestawiać wszystkiego przy każdej zmianie zadania. Planowanie miejsca zacznij od poradnika domowe biuro. Jeżeli potrzebujesz regulowanej wysokości, porównaj biurka elektryczne z wymaganiami swojego stanowiska. Zakup mebla nie gwarantuje większej liczby zleceń ani dochodu.